Wir verwenden Cookies, um Ihnen ein besseres Online Erlebnis anbieten zu können. Indem Sie die Meldung schließen ohne Ihre Cookie Einstellungen zu verändern, geben Sie uns Ihre Einwilligung, Cookies zu verwenden. Weitere Infos

Receipts

39,00 € *
Inhalt: 1 Einzellizenz

zzgl. MwSt.

Als Sofortdownload verfügbar

Lizenz:

  • ibK10088
Rechnungen automatisch sammeln, einordnen und verarbeiten! - Lizenz auswählen  Mit der... mehr
Produktinformationen "Receipts"

Rechnungen automatisch sammeln, einordnen und verarbeiten! - Lizenz auswählen 

Mit der macOS Applikation Receipts wird die Belegerfassung beschleunigen, damit eine Vielzahl von Rechnungen und Belegen in kurzer Zeit erfasst werden können. Die größte Arbeitserleichterung durch Receipts ist die automatisierten Erkennung von Belegdatum, Rechnungsbetrag, ausgewiesener Umsatzsteuer, Währung sowie die Bankverbindung. Die Belegerkennung von Receipts ist in der Lage, einmal erfasste Anbieter wieder zu erkennen und somit wiederkehrende Belege korrekt zu erfassen und der richtigen Kategorie zuzuordnen.

Sammeln:

Ob PDF, E-Mail oder Scan, Receipts legt alles ordentlich ab. Die größte Arbeitserleichterung ergibt sich dann durch der automatisierten Erkennung von Datum, Betrag, Umsatzsteuer, Währung sowie der Bankverbindung.

Receipts-Sammeln 

Einordnen:

Bei wiederkehrenden Belegen werden Kategorien und Kontaktdaten automatisch erkannt und zugeordnet. Auch Zahlungen können einfach verwaltet und direkt aus Receipts mit einem Klick bezahlt werden.

Receipts-Einordnen 

Verarbeiten:

Im Dashboard geben Diagramme einen schnellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben nach Zeiträumen, Kategorien und Kontakten. Flexible Berichte und Exportfunktionen vereinfachen die Weiterverarbreitung z. B. für Spesenabrechnung, Buchhaltung, Steuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung.

Receipts-Verarbeiten 

Folgendes Video zeigt die Funktionsweise von Receipts:

 

Folgendes Video zeigt die Funktionsweise von Receipts im Zusammenspiel mit DropBox:

Systemvoraussetzungen

Betriebssystem:

Erfordert macOS 10.10 oder neuer

Weiterführende Links zu "Receipts"
Bewertungen lesen, schreiben und diskutieren... mehr
Kundenbewertungen für "Receipts"
03.08.2017

Absolute Erleichterung für die Rechnungsablage!

Ich bin durch Zufall auf diese App gestoßen und bin absolut begeistert.
Mit Receipts hat sich der Process der digitalen Rechnungsablage und Archivierung extrem vereinfacht.
Die Rechnungen werden automatisch erkannt und man muss sich für die Ablage keine Namen überlegen, da dies automatisch passiert.

Bewertung schreiben
Bewertungen werden nach Überprüfung freigeschaltet.
Bitte geben Sie die Zeichenfolge in das nachfolgende Textfeld ein.

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Importieren von Belegen Receipts unterstützt eine Vielzahl von Wegen, einen Beleg zu... mehr
Anleitung für "Receipts"

Importieren von Belegen

ScreenshotReceipts unterstützt eine Vielzahl von Wegen, einen Beleg zu importieren. Die importierten Dateien erscheinen in der Liste "Aktuelle Importe". Es ist möglich die Liste zurückzusetzen, andernfalls werden die Importe die 24 Stunden vor dem letzten Import liegen angezeigt.

Duplicate werden erkannt und markiert.

"Drag and Drop" auf Fenster oder Dock Icon

Einfach einen oder mehrere Belege in Form von Bildern/Scans, PDFs, Apple Mail, Webseiten oder Ordnern in das geöffnete Fenster der App oder auf das Programm-Icon im Dock ziehen. 

"Importieren" über Hauptmenü oder Toolbar

Per Klick auf "Importieren" im Hauptmenü oder der Toolbar öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der zu importierenden Dateien oder Ordner. 

Im Druckdialog "PDF in Receipts speichern"

Im Druckdialog unten links den Menüknopf "PDF" drücken und dort "PDF in Receipts speichern" auswählen, um das Dokument in Receipts zu importieren.

Im Share-Menü

In Programmen, die ein Share-Menü anbieten wie z. B. Safari oder Vorschau, den Eintrag "Receipts" auswählen und im folgenden Dialog auf "Abschicken" drücken.

Über Scanner

Nach Auswahl von "Importieren von Ihre Scanner Name" im Hauptmenü des Scanners erscheint ein Dialog zur Bedienung des Scanners. Wir empfehlen eine Auflösung von mindesten 300 DPI, besser 600 DPI sowie PNG als Dateiformat.

Ebenso ist die Integration des beliebten ScanSnap Dokumenten Scanners möglich.

Ordner beobachten

Receipts durchsucht bereits importierte Ordner nach neuen Belegen und importiert diese dann automatisch. 

Beim Import eines Ordners wird abgefragt, ob dieser Ordner beobachtet werden soll. Des Weiteren lassen sich auch später unter "Einstellungen" (⌘,) die "Überwachten Ordner" auswählen und so jederzeit Rechnungen wie gewohnt ablegen, ohne Receipts zu öffnen. 

Mit Telefon oder Tablet

Unterwegs lässt sich die Funktion "Ordner beobachten" nutzen, indem mit Hilfe von Kamera-Scanner-Apps wie ScannableScanBotDropBox oder anderen ein Scan erstellt und dann via DropboxiCloud Drive oder anderen in einem überwachten Ordner abgelegt wird. 

Siehe auch "Belege direkt aus iOS oder Android verarbeiten"

Regeln in Apple Mail

E-Mails oder Anhänge können zum Import direkt per Drag-and-Drop auf Receipts gezogen werden.

Generell wird beim E-Mail Import die erste angehängte PDF Datei importiert, anderenfalls wird der Inhalt der E-Mail automatisch in ein PDF umgewandelt, das ist besonders nützlich für iTunes und Google Play Rechungen.

Einige Programme bieten noch weiter reichende Integrationen:

Besonderheiten bei Datei-Import: Titel, Tags, Kommentare

Sowohl beim normalen Import von Dateien und Ordnern, also auch bei beobachteten Ordnern, werden neben dem Dateinamen als Titel auch die Tags und Kommentare (als Notiz) der Dateien und der übergeordneten Ordner übernommen. Auf diese Weise lassen sich bequem automatisiert einige Attribute schon auf Dateiebene festlegen.

Behandlung von Duplikaten

ScreenshotUm Duplikate zu vermeiden, werden Dokumente zunächst automatisch auf folgende Kriterien überprüft:

  • Erstellungsdatum der Datei
  • Größe der Datei in Bytes
  • Name der Datei

Sollte sich in der Datenbank kein Eintrag befinden auf den alle Kriterien passen wird zur Sicherheit noch ein weiterer Schritt durchgeführt. Dabei wird eine:

  • Prüfsumme (MD5) des Dateiinhalts

erstellt und diese ebenfalls mit der Datenbank abgeglichen.

Duplikate erkennen

Beim Import erkannte Duplikate werden nicht erneut importiert, allerdings wird der schon vorhandene Eintrag in die "Aktuelle Importe" Liste übernommen und dort mit einem Symbol markiert. Über das Kontext-Menü kann dort die ignorierte Datei im Finder angezeigt werden.

Sonderfall: Papierkorb

Liegt das Duplikat bereits ausschließlich im Papierkorb vor, so wird die Datei erneut importiert.

Sonderfall: Beobachteter Ordner

Beim Import durch den Hintergrund-Prozess des "Beobachteten Ordners" werden Duplikate aus vorherigen Importen, die sich im Papierkorb befinden, hingegen auch als Duplikate gewertet und das Dokument wird nicht erneut importiert.

Abschließende Bemerkung

Eine Prüfung auf Duplikate kann nur auf Basis der Gleichheit der Daten erfolgen, nicht allerdings auf Basis der Gleichheit der Inhalte. Das heißt, wenn mehrmals dasselbe Dokument fotografiert oder gescannt wurde, dann ist der Inhalt gleich, allerdings sind es die resultierenden Dateien nicht.

Beobachtete Ordner

Um den regelmäßigen Import von Dokumenten zu vereinfachen, können Dateiordner beobachtet werden. Sobald eine neue Datei in diesem Ordner oder einem der Unterordner auftaucht, wird diese importiert, sofern es sich nicht um ein Duplikat handelt.

Während Receipts läuft, findet der Import unmittelbar statt, ansonsten beim nächsten Start der Applikation.

Registrierung von Ordnern

Ordner zur Beobachtung zu registrieren ist über folgende Schritte möglich:

  • Einen Dateiordner auf das Fenster oder Dock Icon von Receipts ziehen. Es erscheint ein Dialog, über den das Beobachten aktiviert werden kann.
  • In den Einstellungen (Hauptmenü 'Receipts > Einstellungen' oder 'CMD + ,') können zu beobachtende Ordner verwaltet werden

Automatisches Löschen

Dateien aus beobachteten Ordnern können auch direkt nach dem Import gelöscht werden. Diese Option ist nur in den Einstellungen möglich. Dazu muss der zu beobachtende Ordner anfänglich leer sein, damit diese Option verfügbar wird. Diese Beschränkung ist notwendig, damit nicht unbeabsichtigt ein ganzer Ordner beim Import gelöscht wird.

Die erfolgreich importierten Dateien werden in den Papierkorb bewegt. Sollte kein Papierkorb vorhanden sein, wie z. B. auf einem Netzlaufwerk, werden die Dateien in den verborgenen Ordner '.ReceiptsTrash' im selben Verzeichnis bewegt.

Anwendungen

Die Möglichkeiten sind vielfältig und erlauben angenehme Workflows, z. B. wenn Ordner wie in iCloud oder Dropbox beobachtet werden. Ein gutes Beispiel ist die direkte Verarbeitung von Belegen über das Handy.

Dateiattribute

Beim Import werden neben dem Dateinamen als 'Titel' auch die 'Tags' und 'Kommentare' (als 'Notiz') der Dateien und der übergeordneten Ordner übernommen. Auf diese Weise lassen sich bequem automatisiert einige Attribute schon auf Dateiebene festlegen.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine leidige wiederkehrende Aufgabe, die Receipts durch unkomplizierte und automatisierte Abläufe zu vereinfachen versucht. Im Folgenden wird der Vorgang für einen durchschnittlichen Fall beschrieben. Vor dem Absenden sind die Werte immer noch einmal persönlich zu prüfen. Im Zweifel hilft der eigene Steuerberater sicher gerne weiter.

Belege sammeln

Am Anfang steht das Sammeln aller relevanter Belege zur Umsatztsteuer. Das sind in der Regel sowohl die Rechnungen, die den eigenen Kunden in Rechnung gestellt wurden (Ausgangsrechnungen), als auch alle Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel etc., die Mehrwertsteuer enthalten und von anderen an einen selbst gestellt wurden (Eingangsrechnungen). Mehr dazu unter Importieren von Belegen.

Werte bestätigen

In der Regel erkennt Receipts alle relevanten Werte automatisch. Für die Umsatzsteuervoranmeldung sind das insbesondere: DatumBetrag und Umsatzsteuer. Des Weiteren ist wichtig zu unterscheiden, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Bei den Einnahmen wiederum ist es wichtig die verschiedenen Werte pro Umsatzsteuersatz, also in Deutschland meistens 7% oder 19%, zu unterscheiden. 

Damit an dieser Stelle keine falsche Werte übernommen werden, bittet Receipts um eine Bestätigung der Richtigkeit, die durch den Knopf ganz unten rechts im Fenster gegeben werden kann.

Voranmeldung erstellen

Application Icon
Ist der Tag gekommen, an dem das Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung für einen bestimmten Zeitraum erwartet, ist Receipts nun in der Lage die gesammelten Werte in das entsprechende Formular über die  Steuererklärung.app einzutragen.*

Der entprechende Zeitraum kann im Journal auf der Linken Seite ausgewählt werden: Jahr, Quartal oder Monat. Wenn die Steuererklärung.app installiert ist, erscheint unterhalb der grafischen Auswertung dieses Zeitraums der Knopf mit dem Titel Umsatzsteuervoranmeldung.

Screenshot

Dieser Knopf öffnet die Steuererklärung.app und trägt die angefallene Umsatzsteuer an der entsprechenden Stelle im Formular ein:

Screenshot

Des Weiteren wird der ausgewählte Zeitraum erkannt und ebenfalls in dem Formular angegeben.

Achtung: Weitere Felder müssen ggf. noch von Hand ausgefüllt werden, damit die Daten ans Finanzamt gesendet werden können. Alle Daten und Felder sind noch einmal persönlich zu prüfen und, wenn nötig zu korrigieren. Bei inhaltlichen Fragen hilft der eigene Steuerberater sicher gerne weiter. 

* Für den Kauf der Steuererklärung.app entstehen weitere Kosten.

Zuletzt angesehen